Module 1 — Prikken via QR en werktijd

Prikken begint met het enige wat een medewerker al kan: een camera op een code richten.

Zonder de app te openen. De QR-code bevat een link met een ondoorzichtig token. De medewerker richt de camera van zijn eigen telefoon op het blad in het depot en komt meteen op het resultaatscherm. Scannen vanuit de app werkt ook.
Aankomst of vertrek — de server beslist. Hij kijkt naar de eigen toestand van de medewerker; een nieuwe scan binnen 90 seconden telt als dezelfde, en een dienst die 's nachts open bleef wordt niet gesloten — er begint een nieuwe dag.
De klok van het bedrijf, niet die van de server. Elk tijdstip op elk scherm staat in de tijdzone van het bedrijf; "vandaag" is het vandaag van het bedrijf.
Gewerkt en geteld, naast elkaar. Scans worden één keer tot dagen gekoppeld; elk werktijdscherm leest dezelfde bron. Op zijn telefoon ziet de medewerker voor deze week en deze maand de "gewerkte" tijd en de "getelde" tijd die de bedrijfsregels daarvan maken.
Een foute dag kan worden gecorrigeerd — met registratie. De medewerker meldt een foute dag, de bevoegde afdeling voert de correctie in; die verschuift de daggrens en wordt in het auditlogboek geschreven.
Rapport, CSV en afgedrukt blad. Een rapport per medewerker over een gekozen periode; een CSV die Excel intact opent en een prikblad dat rechtstreeks vanaf de pagina wordt afgedrukt.

Module 1 — Prikken via QR en werktijd — KAYRA Connect

Module 2 — Vroegtijdig einde en bedrijfsregels

Een dienst die vroeg eindigt wordt niet verborgen in het systeem — de reden wordt op dat moment gevraagd en eerlijk geteld.

De reden, op het moment van vertrek. Wanneer een medewerker te vroeg uitprikt, vraagt de app waarom: een reservedag, voertuigonderhoud, elke andere reden die het bedrijf heeft vastgelegd. Een optionele notitie kan worden toegevoegd.
Goedkeuren, weigeren of terugsturen. Het management ziet de openstaande vroegtijdige eindes in één lijst; elke fiche toont gewerkte en getelde uren naast elkaar.
Het bedrijf bepaalt de regels. Welke reden automatisch wordt goedgekeurd, welke als volledige dag telt, welke op een beslissing wacht — alles vanuit het paneel, zonder codewijziging.
Het komt bij de juiste persoon. Een vroegtijdig einde wegens voertuigonderhoud komt terecht bij wie de vloot beheert en wordt aan het betrokken voertuig gekoppeld.

Module 2 — Vroegtijdig einde en bedrijfsregels — KAYRA Connect

Module 3 — Planning

Zonder plan kun je "te laat begonnen" of "beschikbaar" niet zeggen. KAYRA schrijft het plan op en meet de dag ertegen af.

Een dienst per dag. Medewerker, tijdvak, diensttype, voertuig en depot. Reserve is een eigen soort dienst, geen vinkje; het bedrijf kan zijn eigen soorten toevoegen.
Zes vragen beantwoord. Wie werkt, wie is reserve, wie is beschikbaar, wie is vroeg gestopt, waarom, en welk voertuig is betrokken — op één scherm.
Gepland tegenover werkelijk. Het prikken wordt tegen het plan gelezen; een late start is nu een feit dat je kunt uitspreken.
De chauffeur kent zijn morgen. Het eerste scherm van de medewerkersapp toont de volgende dienst, de uren en het toegewezen voertuig.

Module 4 — Vloot en voertuigdocumenten

Voertuigen zijn gekoppeld aan wat het personeel meldt: zegt een medewerker "voertuigonderhoud", dan wordt dat in de geschiedenis van een voertuig geschreven.

Voertuiglijst. Nummerplaat, naam, depot, status (beschikbaar, in de garage, onderhoud nodig), toegewezen chauffeur, volgend onderhoud en keuringsdatum.
Eén chauffeur, één voertuig. Toewijzingsgrenzen worden in de database afgedwongen; twee voertuigen kunnen niet tegelijk op één persoon staan.
Documenten en vervaldatum. Verzekering, keuring en andere voertuigpapieren zitten in privéopslag; de vervaldatum wordt vanaf het vlootscherm gelezen.
Servicegebeurtenissen komen vanzelf. Voertuiggerelateerde gebeurtenissen die medewerkers genereren, verschijnen automatisch in de geschiedenis van het voertuig.

Module 4 — Vloot en voertuigdocumenten — KAYRA Connect

Module 5 — De medewerkersapp

Geïnstalleerd op het beginscherm van de telefoon, in vijf talen, en verliest geen aanvraag — zelfs niet in een depot zonder bereik.

Een supportaanvraag in drie tikken. Groep, probleem, verzenden. De prioriteit komt uit de categorie; de medewerker kiest ze nooit. Noodgeval slaat de groepsstap over.
Documenten. Uploadt wat HR heeft gevraagd als foto of PDF en ziet het resultaat van de beoordeling. Bestanden zitten in privéopslag achter kortlevende ondertekende links.
Berichten en mededelingen. Eén gesprek met het management; op het beginscherm alleen de ongelezen mededelingen.
Feedback. Anoniem waar het bedrijf het toelaat — en anoniem betekent dat er geen auteur wordt opgeslagen, geen verborgen auteur.
Als de verbinding wegvalt. Een telefoon die weet dat hij geen bereik heeft, houdt de aanvraag vast, zegt dat vóór de tik en verstuurt ze één keer zodra het signaal terug is; de server verwerkt dezelfde aanvraag nooit twee keer.
Vijf talen. Frans, Nederlands, Engels, Turks en Oekraïens; gekozen bij de eerste start en gekoppeld aan de persoon.

Module 5 — De medewerkersapp — KAYRA Connect

Module 6 — Het beheerpaneel

Een controlepaneel ontworpen voor de desktop dat op kleinere schermen een lade wordt.

Dashboard. Wie in dienst is, wie niet heeft geprikt, openstaande vroegtijdige eindes, open aanvragen, voertuigen die aandacht vragen, ontbrekende documenten — live tellers.
Supportwachtrij. Urgentie eerst, ouderdom daarna; statusovergangen en prioriteitslampjes.
Live activiteitencentrum. Eén websocket, geen polling. Filter op medewerker, site, afdeling, gebeurtenistype, prioriteit en datum; zoeken in de vertaalde namen van gebeurtenissen — wie in het Turks "Belge" typt, vindt een documentupload.
Rapporten. Prikken, support, documenten en feedback; elk cijfer wordt in Postgres samengeteld, niet in de browser. CSV- en PDF-export is aan een machtiging gebonden.
Eén zoekveld. Een naam, een nummerplaat, een referentie, een bestandsnaam. Resultaten respecteren machtigingen en tenant — een gebruiker vindt niet wat hij niet mag zien.
Bedrijfsinstelling en gezondheidscheck. Een checklist van elf stappen waarvan de vinkjes komen uit wat het bedrijf werkelijk heeft, niet uit een klik op Volgende. De gereedheidscheck vangt instellingen die stilletjes niets doen: een afdeling zonder ontvanger, een escalatievenster zonder vervanger.
Escalatie. Een categorie draagt een termijn; heeft de eerste verantwoordelijke niet op tijd bevestigd, dan wordt de vervanger één keer verwittigd en wordt dat in het auditlogboek geschreven.
Bedrijfsinstellingen. Naam, logo, merkkleuren, sites, afdelingen, taal en werkregels — zonder codewijziging.

Module 6 — Het beheerpaneel — KAYRA Connect

Multi-tenant platformbeheer

Een aparte route, een aparte machtiging. Een platformbeheerder heeft geen algemene toegang tot de gegevens van welk bedrijf ook.
Bedrijven. Aanmaken, hernoemen, opschorten; plan en zetellimiet — de limiet wordt in de database afgedwongen, de volgende uitnodiging wordt geweigerd.
Modules. Een platformstandaard en een overschrijving per bedrijf; een uitgeschakelde module verdwijnt in één beweging uit menu's, pagina's en RLS.
Auditlogboek van het platform. Alleen gebeurtenissen op platformniveau; niets van binnen een bedrijf kan dit scherm bereiken.

Beveiliging en infrastructuur

Row Level Security en samengestelde vreemde sleutels. Een bedrijf leest alleen zijn eigen gegevens; een verwijzing tussen tenants kan simpelweg niet worden geschreven.
Een tenant-id van de client wordt nooit vertrouwd. De tenant wordt serverzijdig uit de sessie afgeleid.
Een configureerbare machtigingslaag. Overschrijving per persoon, dan de rolstandaard van het bedrijf, dan weigering. De vestigingsscope is standaard smal: HR ziet alleen de depots die hem zijn toegekend.
Auditlogboek. Geschreven door triggers en alleen serverzijdig; nooit door een client.
Huisstijl is runtime-data. Twee kleuren sturen het hele palet; één build rendert elke klant onder zijn eigen merk.
Gehost in Europa. Supabase Postgres 17, Frankfurt.

Ingebruikname

Scope. We vertrekken van uw sites, afdelingen, werkregels en redenen voor vroegtijdig einde — de getelde uren worden daarop gebouwd.
Bedrijfsinstelling. Logo, merkkleuren, aangeboden talen; de checklist van elf stappen wordt afgewerkt en de gereedheidscheck doorlopen.
Medewerkers. Uitnodigingen gaan de deur uit, rollen en vestigingsscopes worden vastgelegd.
Pilootdepot. QR-bladen worden afgedrukt, één depot prikt een week lang echt; het eerste werktijdrapport wordt samen gelezen.
Uitrol. Planning en vloot gaan live, de overige sites worden toegevoegd; we blijven de eerste weken op support.