Fase 1 — De AI-WhatsApp-assistent

Het eerste contact verloopt in de app die de klant al gebruikt. Anders dan bots met menu's begrijpt de assistent een vrij geschreven zin.

Vier talen, automatisch herkend. Frans, Nederlands, Engels en Turks. De assistent antwoordt in de taal van het binnenkomende bericht; de klant hoeft niets te kiezen.
Servicegebied en prijs, meteen. De assistent haalt de postcode uit het adres dat de klant typte, controleert in de database of die zone bediend wordt, en geeft het minimumorderbedrag en de ophaaldag van die zone terug.
Afspraak zonder tussenkomst. Zodra de klant akkoord gaat, wordt een ophaalafspraak aangemaakt op een slot dat werkelijk vrij is.
De mens blijft in de lus (HITL). Bij een dubbelzinnig geval geeft de assistent het gesprek via Telegram door aan een operator en wacht op goedkeuring. De operator corrigeert het antwoord met een /duzelt-commando, en die correctie wordt een regel die de assistent op volgende gesprekken toepast.

Fase 2 — Het centrale dashboard

Het ene scherm van waaruit zaakvoerders en operatoren de hele werking sturen.

De dag en het geld. Actieve orders, ophalingen en leveringen van vandaag, gegenereerde routes, geïnde betalingen — doorlopend bijgewerkt.
Communicatiecentrum. De WhatsApp-geschiedenis van elke klant is live leesbaar; een operator neemt het gesprek met één klik manueel over en de assistent treedt terug.
Detectie van dubbele klanten. Twee fiches met dezelfde naam op verschillende adressen worden niet blind samengevoegd: het systeem vergelijkt de geografische afstand, stelt samenvoegen voor wanneer het echt een duplicaat is, en laat toe "apart houden" te markeren wanneer dat niet zo is.
Ingebouwde spraakagent. Oproepen die door de Vapi-spraakagent behandeld worden, verschijnen in het paneel met hun opname en de door AI geschreven samenvatting.
Klantenrekening (ledger). Een rekeningboek per klant, exporteerbaar als PDF of CSV.
Rapporten. De leveringen van de dag, prestaties per chauffeur en atelierstatistieken, leesbaar op het scherm en exporteerbaar.
Financieel dagrapport. Het omzetoverzicht van de dag wordt elke avond automatisch omgezet naar een CSV en verstuurd naar de e-mail en Telegram van de zaakvoerder — niemand hoeft iets te doen in het paneel.

Ophalingen en leveringen die in het dashboard ontstaan, worden tot routes gebundeld vóór ze bij een chauffeur belanden.

Alle punten op één kaart. Elk order verschijnt als een speld; de operator ziet de hele dag in één oogopslag.
De route wordt voor u berekend. Het systeem ordent de stops op postcode en zone tot de kortste rit, met afstand, duur en aantal stops.
Handmatig herschikken. De voorgestelde volgorde wijzigt met slepen en neerzetten, waarna de route aan een chauffeur wordt toegewezen.

De chauffeur ziet enkel wat hem aangaat: de route van vandaag, op volgorde.

Twee lijsten, meer niet. "Te doen" en "Klaar". Elke stop draagt zijn volgnummer en geschatte tijd.
Navigatie met één tik. Eén knop opent het adres in Google Maps of Waze; een andere belt de klant.
Een aankomsttijd waar de klant op kan rekenen. Elke stop toont zijn geschatte aankomst; de chauffeur past die in de app aan wanneer de route uitloopt.
Bevestiging in drie delen. Foto — de staat van de stukken wordt gefotografeerd bij ophaling en opnieuw bij levering, en bewaard in Supabase Storage. Opmeting — afmetingen en type worden ingevoerd en het bedrag wordt automatisch berekend. Betaling — cash, kaart of overschrijving, meteen op het order geschreven.
Werkt zonder bereik. De app loopt offline door in een kelder of parkeergarage en synchroniseert zodra de verbinding terug is.

Wat er met de stukken gebeurt tussen ophaling en levering.

Eén bord, één kolom per fase. Het personeel ziet de orders gerangschikt per productiefase: in het atelier, wassen, drogen, klaar voor levering. Een order schuift op van de ene kolom naar de volgende.
Opmetingen gecontroleerd. De afmetingen die de chauffeur invoerde, worden in het atelier geverifieerd; extra stukken of bijzondere behandelingen worden aan het order toegevoegd.
Schade vastgelegd vóór de behandeling. Scheuren, vlekken en vervormingen worden bij binnenkomst gefotografeerd. Het bewijs bestaat vóór het stuk gewassen wordt.
Foto vooraf en achteraf. Elk stuk wordt vóór het wassen en na afloop gefotografeerd — het bewijs van het geleverde werk blijft aan het order hangen.
Bon geprint vanuit het atelier. De detail van het order print rechtstreeks, zonder iets opnieuw in te typen.
Automatische klantmelding. Zodra een order op "klaar voor levering" komt, stuurt een n8n-flow de klant een WhatsApp-bericht met de detail van zijn order — zonder dat iemand op verzenden drukt.

Isolatie op rijniveau (RLS). De afscherming zit in PostgreSQL, niet enkel in de interface: een vestiging leest alleen haar eigen gegevens, een chauffeur alleen zijn eigen route.
Multi-tenant. Meerdere bedrijven, of meerdere vestigingen van één bedrijf, delen één installatie met gescheiden gegevens.
Bewaakte automatiseringen. De n8n-flows zijn redundant en guard-aware: een flow die een onverwachte toestand tegenkomt, stopt in plaats van foute gegevens weg te schrijven.

Afbakening. We vertrekken van uw zones, uw tarieven en uw ophaaldagen — daarop zijn de antwoorden van de assistent gebouwd.
In dienst nemen. WhatsApp-nummer gekoppeld, accounts aangemaakt voor operatoren, chauffeurs en het atelier.
Uw gegevens verhuizen mee. Uw bestaande klantenbestand wordt geïmporteerd, met duplicaatdetectie.
Pilootroute. Eén echte dag, één chauffeur, van het eerste klantbericht tot de laatste inning.
Uitrol. De rest van de vloot en het atelier volgen; wij blijven de eerste weken op ondersteuning.