Negen afdelingsagents, één geheugen

Elke agent heeft een taak, een persoonlijkheid en een eigen gereedschapskist — maar allemaal lezen ze hetzelfde bedrijfsgeheugen.

Strategie en leiding. Een leidende agent die prioriteiten stelt, het budget goedkeurt en tussen de agents arbitreert.
Onthaal en routering. Een secretariaatsagent die binnenkomende spraak en berichten opvangt en naar het juiste bureau doorgeeft.
Financiën. Een boekhoudagent die facturen, btw-deadlines en budgetruimte bewaakt.
Marketing, verkoop en veld. Een marketingagent die campagnebeelden en video's maakt; een verkoopagent die uitgaande gesprekken voert en gekwalificeerde leads vooruitduwt; een serviceagent die lopende werven, ploegen ter plaatse en garantiewerk opvolgt.
Concurrentie en R&D. Een intelligence-agent die concurrenten, reviews en marktbewegingen scant en aangeeft wat veranderde; een R&D-agent die nieuwe invalshoeken en productideeën verkent.
Beveiliging. Een guardrail-agent die budgetplafonds afdwingt en riskante acties blokkeert.
Een gedeelde geheugenkern. Wat de ene agent leert, kan de andere bij de volgende opdracht gebruiken; geen agent begint van nul.

Negen afdelingsagents, één geheugen — K-SAT OPTIMIS Enterprise OS

Eén inbox en routering op regels

Welk kanaal het ook is, het gesprek verzamelt zich op één plek.

Vier kanalen, één stroom. Spraakoproepen, WhatsApp, sms en e-mail komen in dezelfde gespreksinbox; wisselt de klant van kanaal, dan breekt de geschiedenis niet af.
Routeren gebeurt op regels, niet met een model. Elk bericht door een taalmodel laten classificeren kost geld per bericht. OPTIMIS routeert met deterministische regels — goedkoper en voorspelbaar.
Uitgaand en inkomend samen. Binnenkomende post wordt opgehaald, antwoordconcepten worden voorbereid, en verzend- en afleveringsproblemen worden apart afgehandeld.
Antwoordclassificatie. Binnenkomende antwoorden worden gesorteerd in interesse, weigering of vraag en teruggekoppeld naar de bijbehorende campagnestap.

Spraakassistenten per tenant

Wat de telefoon opneemt is geen keuzemenu maar een assistent die is samengesteld uit de eigen kennis van het bedrijf.

De assistent wordt uit het bedrijfsprofiel samengesteld. De eigen bedrijfsgegevens en kennispakketten van elke tenant bepalen hoe de assistent spreekt: geen generieke bot, maar de assistent van dát bedrijf.
Een aparte assistent per rol. Voor onthaal, verkoop en service draaien afzonderlijke assistentconfiguraties.
Inkomende en uitgaande gesprekken. Het systeem neemt niet alleen op; het voert ook geplande uitgaande gesprekken.
Het gesprek wordt registratie en stroom. Opname, transcript en uitkomst komen in dezelfde inbox en hechten zich aan de operatie.

Operaties — afspraken, werkorders, offertes, voorraad

Een gesprek moet ergens werk worden; in OPTIMIS is dat ergens hetzelfde systeem.

Afspraken en agenda. Afspraken aanmaken, opvragen en annuleren; komende deadlines en herinneringen lopen vanaf één plek.
Werkorders en personeel. Een order wordt geopend, toegewezen aan een medewerker en de status in het veld wordt gevolgd.
Offertes en btw. Een offerte wordt opgesteld, de btw berekend en het lot van de offerte is opvraagbaar.
Voorraad en inkoop. Voorraadcontrole, bewegingsregistratie en bestelbonnen maken deel uit van dezelfde stroom.
Documenten en herinneringen. Bedrijfsdocumenten zijn opvraagbaar en verplichtingen met een vervaldatum worden aan een herinnering gekoppeld.

Groei — van signaal naar klant

De naar buiten gerichte tak scant wat er rond het bedrijf gebeurt en zet de kans in de wachtrij.

Signalen verzamelen en scoren. Kaarten, vacatures, sociale media en reviewbronnen worden gescand; de gevonden signalen worden gescoord en gerangschikt.
Van signaal naar lead, van lead naar klant. Een gekwalificeerd signaal wordt een lead, en een lead die vordert wordt een klant; elke fase wordt vastgelegd.
Campagne-uitvoering. Een lead wordt in een campagne ingeschreven; e-mail- en belstappen verlopen volgens plan.
Concurrenten en reviews volgen. Concurrenten worden opgeslagen, hun reviews en verschuivingen in sentiment gevolgd, en de strategische analyse voedt zich daarmee.

Groei — van signaal naar klant — K-SAT OPTIMIS Enterprise OS

Media- en contentproductie

Marketingwerk vertrekt niet naar een ander hulpmiddel; het blijft binnen hetzelfde systeem.

Beelden, video en flyers. Campagnebeelden, video's en flyers uit sjablonen worden via de agent aangevraagd.
Scenario's en een contentwachtrij. Contentscenario's worden opgesteld, verfijnd en in de publicatiewachtrij geplaatst.
Sociale publicatie en prestaties. Een post wordt gepland en gepubliceerd; account- en prestatiegegevens worden teruggelezen.
Commentaarbeheer. Binnenkomende reacties worden opgevolgd en een antwoord wordt opgesteld — verzenden gaat door goedkeuring.

Nachtelijke geheugenconsolidatie

Het systeem werkt overdag; 's nachts ordent het wat het leerde.

Consolidatie. De gesprekken, opdrachten en uitkomsten van de dag worden 's nachts verzameld en in duurzaam geheugen weggeschreven.
Inzicht uit de nacht. Bevindingen uit de consolidatie worden 's ochtends als leesklaar inzicht aangeboden.
Zelfverbetering. Het systeem beoordeelt zijn eigen output en markeert terugkerende fouten.
Geheugen is bevraagbaar. Agents herinneren zich het verleden niet vrijelijk; ze lezen het geheugen via een expliciete query, waardoor de herkomst van elk element traceerbaar blijft.

Bestuur, beveiliging en white-label

Een bedrijfssysteem wordt beoordeeld op wat er gebeurt als het iets fout doet.

Menselijke goedkeuring (HITL). Riskante acties — uitgaande berichten, publiceren, dure generatie, verwijderen, facturatie — stoppen en wachten op goedkeuring.
De guardrail remt alleen. De goedkeuringslaag kan het systeem voorzichtiger maken; in geen geval gedurfder.
Isolatie op rijniveau (RLS). Multi-tenant isolatie wordt in de database afgedwongen, niet in de interface: een tenant ziet alleen zijn eigen gegevens.
Meertalig van opzet. De interface wordt in zes talen bijgehouden en de vertaalsleutels worden door de compiler gecontroleerd; een ontbrekende vertaling kan niet ongemerkt in productie komen.
White-label en abonnementen. Elke tenant werkt onder zijn eigen merk; abonnementsformules en facturatie zitten in het systeem.

Van start gaan

Tenantprofiel. Uw bedrijfsgegevens, uw diensten en uw kennispakketten worden ingevoerd — daaruit wordt de spraak van de agents samengesteld.
Kanalen koppelen. Telefoonnummer, WhatsApp, sms en mailbox worden gekoppeld; routeringsregels worden rond uw eigen bureaus geschreven.
Operaties inrichten. Afspraaktypes, werkorderstromen, offertesjablonen en voorraadartikelen worden gedefinieerd.
Pilootafdeling. Eén echte week op één afdeling — meestal onthaal en afspraken — met goedkeuringsdrempels daarop afgestemd.
Uitrol. De overige agents gaan één voor één open; de groei- en mediatakken komen als laatste, omdat die naar buiten spreken.

Juridische kennisgeving en gegevensbescherming

De gegevens van een tenant zijn van die tenant. Elke tenant is verwerkingsverantwoordelijke voor zijn eigen klant-, gespreks- en operationele gegevens; K-SAT verwerkt ze als verwerker binnen het kader van de overeenkomst en houdt ze gescheiden via isolatie op rijniveau.
Toestemming voor uitgaande communicatie is uw verplichting. Het verkrijgen van de vereiste toestemming voor uitgaande oproepen, e-mails en campagnes, het aanbieden van het recht om zich af te melden voor commerciële communicatie en het naleven van eventuele bel-me-niet-registers liggen bij de tenant.
Melden dat gesprekken worden opgenomen is verplicht. Inkomende en uitgaande oproepen worden opgenomen en getranscribeerd; de gesprekspartner daarover informeren is een wettelijke vereiste en wordt door de tenant verzorgd.
AI-uitvoer moet worden nagekeken. Riskante acties gaan door menselijke goedkeuring. Wie goedkeurt, staat in voor de inhoud van het verzonden bericht, de publicatie of de opgegeven prijs; de guardrail-laag neemt die verantwoordelijkheid niet weg.
Concurrent- en reviewgegevens. Het gebruik van concurrent-, advertentie- en reviewgegevens die uit openbare bronnen zijn verzameld, is onderworpen aan de gebruiksvoorwaarden van de betrokken platformen en aan het toepasselijke recht.
Abonnement en facturatie. De dienst wordt geleverd via een abonnement per formule; tarief, verlenging en beëindiging zijn in de overeenkomst geregeld. Whitelabelgebruik laat de tenant zijn eigen verantwoordelijkheid tegenover zijn klanten.